¿Es necesario conocer a mis proveedores?

Cuántas veces hemos escuchado al gerente jefe o  encargado de compras de una compañía, aquella frase, “perdí un proveedor crítico y ni siquiera me di cuenta que eso iba a ocurrir”.

Efectivamente, las empresas durante su vida, van formando una relación cercana y a veces vital con uno o más proveedores de bienes o servicios. Esto se puede observar en casi todas las empresas de medianas a grandes del país. Esta relación sin duda puede llegar a ser virtuosa, pero hay ocasiones que los proveedores sin previo aviso entran en dificultades, ya sean estas financieras, operacionales y muchas veces relacionadas con sus propias personas, tales como huelgas que les impiden entregar el servicio contratado.

Basta pensar en lo crítico que resultaría para la banca que pudiera fallar uno de sus proveedores de aseo, un par de días en sus sucursales sin este vital servicio, puede implicar cierres de locales, multas, reclamos y finalmente pérdidas de clientes. En industrias tan relevantes como la minería la dependencia de  empresas de transporte, ya sea para sus personas, para las faenas o para los residuos, es muy significativa.

Lamentablemente una vez que se ha perdido un proveedor, ya sea porque este tuvo que hacer cese de servicios, o porque la autoridad le impide trabajar o por otro motivo,  la relación se deteriora y el grado de impacto a la empresa mandante puede ser tan relevante que es muy difícil reconstituir la operación conjunta y lograr un nuevo entendimiento, con todo lo que esto significa, es decir, será necesaria una nueva licitación y  probablemente indemnizar a clientes , sin contar con los problemas internos que una situación así generaría.

Personal contratista en faenas de Limpieza

Ante esto, se hace evidente, que es necesario que la Empresa  haga un esfuerzo adicional y mayor al convencional, para conocer el estado de gestión de sus proveedores críticos. Si bien las empresas disponen de departamentos o gerencias responsables de la contratación de proveedores, ya sea compras o abastecimiento que solicitan una serie de antecedentes al futuro proveedor al momento de la licitación o de la contratación, tales como Balances, IVA’ s, Contratos de personas, etc., muchas veces esto solo es una foto del momento y no es un “scanner” completo del proveedor; incluso muchas empresas tienen la política de solicitar estos antecedentes a sus proveedores en forma permanente con frecuencia conocida (cada 3 meses, cada 4 etc.), sin embargo lo anterior, no asegura el cumplimiento futuro del contrato ya que esta información no permite una mirada integral necesaria para pronosticar en forma seria y responsable el comportamiento futuro del proveedor.

Según algunos estudios (Ejemplo aquí), más de un 80% de las empresas encuestadas ha tenido algún incidente por parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones y casi el 30% sufrieron incidentes que ha debido enfrentar grandes interrupciones en el servicio. 

Empresa de transporte de personal

En virtud de lo planteado y de la evidencia,  es requerido y necesario, que la empresa mandante disponga de un conocimiento mayor y desinteresado del estado actual del proveedor o contratista. Una medición de madurez, que entregue una buena investigación de sus áreas más relevantes, ya sea finanzas, operaciones, marketing, ventas, personas, aspectos legales, prevención de riesgos, será muy relevante en la relación presente y futura entre proveedor y mandante, pero también le asegura a este último una disminución relevante del riesgo operacional relacionado al proveedor y por transitividad, un aminoramiento del impacto negativo de la pérdida de clientes, incluso impactos ambientales, de sustentabilidad, multas o de otro tipo dependiendo del rubro de la empresa mandante.

Al respecto, un aspecto no menor a  mencionar es que la medición de esta madurez, debe ser imparcial, eso es muy relevante, sin lugar a dudas, las empresas mandantes disponen del conocimiento para realizar esta gestión de investigación de madurez de sus proveedores, sin embargo dicha actividad no forma parte de su “core business”, lo que hará que este análisis sea la tercera, cuarta o quinta prioridad para el encargado interno, además la mirada interna de los proveedores, hay que decirlo, siempre es suspicaz y de baja objetividad.

Este estudio debe ser realizados por expertos externos, es decir, por profesionales que investiguen  y sean capaces de conocer, a partir de una recopilación rápida de datos y una metodología de análisis seria y objetiva, el real estado de madurez de gestión de los proveedores de una empresa. La empresa mandante debe solicitar este análisis y debe ser capaz de tomar decisiones con los resultados que le sean entregados. 

Debemos recordar que la medición de madurez debe ser objetiva a tal grado que estos resultados según la empresa mandante lo decida, podrían ser también compartidos con el proveedor, el cual se verá beneficiado porque conocerá su real estado de madurez en forma clara y precisa; de esta forma, el análisis de madurez resulta en un “win win” para todos los participantes en el proceso.